Project management : tips & tricks – een nieuw project opstarten

De voorbije jaren ben ik vaak actief geweest als project manager, en heb ik zeer veel informatie en kennis vergaard. Daarbij volg ik de markt, tracht ik vakliteratuur te verslinden en doorgronden, school ik mezelf bij waar nodig en probeer ik zoveel mogelijk uit. Voor mij een leerrijke en waardevolle aanpak.
In een aantal lijstjes probeer ik de komende weken tips en tricks op te sommen voor de (beginnende) project manager, die volgens mij belangrijk zijn aan de functie.
Voor de eerste lijst start ik met “Een (nieuw) project opstarten“.

Een (nieuw) project opstarten.

  1. Probeer de verschillende rollen uit te klaren: wie is de klant en/of sponsor van het project? Wie neemt de beslissingen (hoeft niet noodzakelijk één en dezelfde persoon te zijn), wie zijn de verschillende stakeholders? Documenteer deze informatie, inclusief je eigen rol: tot hoever gaat je mandaat / autonomie als project manager binnen deze organisatie? Voor grotere projecten kan je hiervoor het RACI model gebruiken.
  2. Als het even kan, doe een stakeholder analyse. Het zal je later enkel helpen.
  3. Zorg voor een goede, constructieve en professionele relatie met de klant. Het is cruciaal dat je als project manager rechtstreeks in contact staat met de klant.
  4. Kom bij de eerste gesprekken te weten wat er écht gewenst is als resultaat van het project. Niet wat er door het team gezegd wordt. Niet wat er door de sales of account manager gezegd wordt. Wat de klant wil, is “wet”. Hoe minder ruis op deze communicatie, hoe duidelijker de boodschap.
  5. Klant is koning klopt. Zijn wil is wet. Maar de klant weet niet alles. Als project manager sla je de brug tussen de klant (vragende partij) en het project team (uitvoerende partij). Vaak heeft het project team meer expertise dan de klant, en is het aan jou om deze informatie over te brengen op een professionele manier.
  6. De gewenste situatie (zie punt 4) hoeft niet noodzakelijk een duidelijk omschreven product of service te zijn. Het is gebruikelijk dat dit nog vrij vaag is bij de start, en pas doorheen het project duidelijker zal worden. Vergelijk met de Cone of Uncertainty.
  7. Denk na over de realiteit van het project: is het gevraagde überhaupt mogelijk binnen het voorziene budget en gewenste timing? Weet dat projecten vaak gedoemd zijn te mislukken, in de eerste 5 minuten van het project, door onrealistische, vaststaande dimensies. Tijd voor een eerste reality check dus.
  8. Zorg zo snel als mogelijk voor een validatie door IT / technologie, zeker voor projecten met een (zware) ontwikkel en/of integratie track. Niets zo frustrerend als een knaller van een project dat tot stilstand komt omdat een wild idee niet mogelijk blijkt te zijn binnen de technische omgeving. Anticipeer hierop door iemand van het technische team te betrekken bij de eerste gesprekken. Betrokkenheid zorgt voor engagement.
  9. Documenteer de doelstellingen van het project. Vaak wijzigen de doelstellingen nog doorheen het project. Heb je ze nergens gedocumenteerd? Dan kan je moeilijk over een wijziging spreken …
  10. Gaat het om een groot project? Zorg voor een duidelijke breakdown in kleinere projecten / subprojecten, zodat je alles ook mooi kan opvolgen. Delegeer indien nodig.
  11. Zorg zo snel mogelijk voor een project plan. Al was het een rudimentaire versie, je hebt ze wel degelijk nodig. Een plan is geen planning! Wat moet zeker voorzien worden? Doel en doelstellingen, objectieven, milestones, beperkingen, project team, gewenste timing, …
  12. Zorg voor een realistische planning, en stem ze af met de verschillende stakeholders: zowel de vragende partij (de “interne klant”) als de uitvoerende partij. Start met een ruwe schets van een planning samen met het project team. Leg bij de uitwerking nadruk op het realistische. Elke klant zal proberen om het project zo snel als mogelijk op te leveren. En als het kan ook zo goedkoop mogelijk. Wees niet naïef. Snel én goedkoop bestaat niet. Onthoudt dat kwaliteit wel degelijke cruciaal is.
  13. Is het een complex project? Zorg voor een risico analyse. Inventariseer de risico’s van een project: welke potentiële valkuilen zijn er, en hoe kan je hier op inspelen als ze zouden voorvallen?
  14. Om het project budget scherp te stellen, heb je inschattingen nodig. Dit is doorgaans een vrij complexe opdracht. Enerzijds wil je klant vroeg in het project een duidelijke kostprijs weten, anderzijds heb je onvoldoende informatie bij de start om de juiste inschattingen te maken (zie de Cone of Uncertainty). Via een PERT analyse kan je hier een waardevol antwoord op geven. Wees eerlijk en moedig.
  15. Het is wat het is.
  16. Wat krijgt de hoogste prioriteit binnen het project? Kostprijs? Een vaste deadline? Bepaalde scope & features? Zorg voor een duidelijk antwoord, en documenteer dit. Weet dat élke klant een full scope project wil, dat onder budget en voor de deadline wil. En als het even kan moet de kwaliteit ook perfect zijn. Wees niet naïef! Verkoop je klant geen utopie. Uiteindelijk wint niemand dit spel.
  17. Maak onderscheid tussen klanten en gebruikers. Vaak spreekt de klant (de persoon die de rekening betaald) voor de eindgebruiker. Maar in sommige situaties wéét de klant niet écht wat de gebruiker wil.
  18. Zorg voor een buy-in van het management. Een project houdt doorgaans verandering in als eindresultaat. Wil je kans op slagen, dan moet het management hier ook achter staan.
  19. Afhankelijk van project en organisatie is er nood aan stuurgroepen of steerco’s. Gebruik dit orgaan om organisatorische beslissingen te maken en voldoende draagvlak te creeëren voor het project.
  20. Een steerco moet zorgen voor beslissingen. Zorg voor duidelijke argumenten, feitelijke informatie en een transparante vraagstelling. Misbruik het orgaan niet om te veel in detail te gaan of te brainstormen.
  21. Doelstellingen moeten “SMART” zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden.
  22. Werk je agile? Zorg dan dat je Product Backlog Items “INVEST” zijn (en SMART).
  23. Manage by exception!
  24. Bezint eer ge begint: zorg voor voldoende tijd bij de start van het project. Een probleem bij de start van een project aanpakken zal minder tijd kosten dan hetzelfde probleem verhelpen tijdens het project.
  25. Veranderingen in een organisatie zijn ingrijpend: onderschat dit niet in je project en anticipeer waar mogelijk.
  26. Pas op met scope creep: het is normaal dat er tijdens een project meer ideeën ontstaan, maar tracht dit onder controle te houden. Doe je dit niet, dan zal je project nooit opgeleverd raken. MoSCoW kan daarbij een goeie aanpak / hulp zijn. Bij een agile aanpak is die verandering essentieel ingebakken in de methodiek.
  27. Duidelijke milestones zorgen voor extra interesse van de betrokkenen. Zorg voor een logische opdeling met transparante mijlpalen en beslissingsmomenten.
  28. Tools en templates kunnen je leven gemakkelijker maken, maar weet dat ze ondersteunend werken, niet vervangend.
  29. Chaotische meeting? Iedereen praat maar door elkaar? Neem een marker en schrijf alle ideeën, issues, requirements, … op op een whiteboard. Zodra men ziet wat je doet, zal de groep zich tot jou richten en samen structuur brengen in de chaos.

Veel van deze tips zijn niet cruciaal om te doen, en zijn in grote mate afhankelijk van de organisatie waar binnen je werkt, project maturiteit en cultuur, het team en de (gekozen) project methodiek. Een aantal tips zijn altijd interessant te doen. Je kan er van uit gaan dat de tijd die je hierin investeert bij de start van het project, dubbel en dik terugverdient zal worden en cours de route. De keuze van de te volgen project methodiek zal in grote mate bepalen welke topics je volgt, dan wel naast je neerlegt. Maak die keuze zeer bewust!

132 thoughts on “Project management : tips & tricks – een nieuw project opstarten”

  1. What i don’t understood is actually how you’re not really a lot more well-appreciated than you may be right now.

    You’re so intelligent. You recognize therefore considerably in the case of this subject,
    made me in my view believe it from so many numerous angles.
    Its like women and men are not involved until it’s something to accomplish with Woman gaga!
    Your own stuffs outstanding. Always care for it up!

  2. Hi there I am so grateful I found your site, I really found you by error, while I was looking on Google for something
    else, Nonetheless I am here now and would just like to say thank you for a
    fantastic post and a all round exciting blog (I also love the theme/design),
    I don’t have time to go through it all at the moment but
    I have saved it and also added your RSS feeds, so when I have
    time I will be back to read more, Please do keep up the great
    b.

  3. Hi there! Quick question that’s totally off topic.
    Do you know how to make your site mobile friendly? My blog looks weird when browsing from my iphone4.
    I’m trying to find a theme or plugin that might be able to correct this problem.
    If you have any recommendations, please share. Thank you!

  4. wonderful issues altogether, you simply gained a new reader.
    What may you suggest in regards to your submit that you simply
    made some days in the past? Any certain?

  5. I am extremely inspired along with your writing abilities and also with the structure
    to your blog. Is that this a paid subject matter or did you customize it yourself?

    Either way stay up the nice quality writing, it is uncommon to
    look a nice blog like this one nowadays..

  6. Hello! This post could not be written any better! Reading this post reminds me of my previous room mate!
    He always kept chatting about this. I will forward this write-up to him.
    Fairly certain he will have a good read. Thanks for sharing!

  7. Great post. I was checking continuously this blog and I’m impressed!
    Very helpful info specially the last part 🙂 I care for such information a lot.
    I was looking for this certain information for a long time.
    Thank you and good luck.

  8. Admiring the time and effort you put into your
    blog and in depth information you present. It’s awesome to come across a blog every once in a while that isn’t the same unwanted rehashed material.
    Fantastic read! I’ve saved your site and I’m adding your RSS feeds to my Google account.

  9. That is a really good tip particularly to those fresh to the blogosphere.
    Brief but very precise information… Many thanks for sharing this one.
    A must read article! pof natalielise

  10. After I originally commented I seem to have clicked on the -Notify me when new comments are added- checkbox and now
    whenever a comment is added I receive four emails with the same
    comment. Is there a means you can remove me from
    that service? Thank you!

  11. Hi it’s me, I am also visiting this web page regularly, this
    web site is genuinely pleasant and the people are in fact sharing pleasant
    thoughts.

  12. Enjoy fun pokies at the top online casino. Get your huge deposit bonus this year. Have a ball playing super fun slots. Sign up and play to Get awesome prizes

  13. Hi! This is my 1st comment here so I just wanted to give a
    quick shout out and tell you I really enjoy reading through your articles.
    Can you suggest any other blogs/websites/forums that go over the same topics?
    Thanks a ton!

  14. Hello my family member! I want to say that this post is awesome, nice written and include almost all vital infos.
    I’d like to peer extra posts like this .

  15. Pingback: Google

  16. Heya i’m for the first time here. I came across this board and I find It truly useful & it helped me
    out much. I hope to give something back and aid others like you aided me.

  17. Pingback: Google

  18. When I initially commented I appear to have clicked on the -Notify me when new comments are added- checkbox and
    now every time a comment is added I receive four emails with the same
    comment. Perhaps there is a way you are able to remove me
    from that service? Thanks a lot!

  19. Woah! I’m really digging the template/theme of this blog.
    It’s simple, yet effective. A lot of times it’s
    hard to get that “perfect balance” between superb usability and visual appearance.
    I must say that you’ve done a great job with this.
    In addition, the blog loads super fast for me on Opera.

    Excellent Blog!

  20. Thank you for the auspicious writeup. It in fact was a amusement
    account it. Look advanced to more added agreeable from you!
    By the way, how could we communicate?

  21. Hello my family member! I want to say that this article is
    awesome, nice written and include almost all important
    infos. I would like to look extra posts like this .

  22. I seriously love your website.. Very nice colors & theme.
    Did you build this website yourself? Please reply back as I’m trying to create my very own website and would love to find out
    where you got this from or just what the theme
    is named. Thank you!

  23. Have you ever considered creating an ebook or guest authoring on other sites?

    I have a blog based on the same subjects you discuss and would really like to have you share some stories/information.
    I know my subscribers would appreciate your work.
    If you’re even remotely interested, feel free to send
    me an email.

  24. magnificent points altogether, you just won a brand new
    reader. What may you suggest in regards to your publish that you just made a
    few days ago? Any sure?

  25. I think the admin of this site is truly working hard in favor of his site, for the reason that here every information is quality based information.

  26. Heya i’m for the first time here. I found this board and I in finding It truly
    useful & it helped me out much. I hope to offer one thing again and aid others such as you helped me.

  27. Hey very nice blog!! Man .. Beautiful .. Amazing .. I’ll bookmark your website and take the feeds also…I’m happy to find so many useful information here in the post, we need develop more techniques in this regard, thanks for sharing. . . . . .

  28. Usually I don’t read post on blogs, but I would like to say that this write-up
    very pressured me to take a look at and do it! Your writing style has
    been amazed me. Thank you, quite nice post.

  29. Hi my friend! I want to say that this post is awesome, nice written and include almost all significant infos. I’d like to see more posts like this.

  30. You actually make it seem so easy with your presentation but I find
    this topic to be really something which I think I would never understand.

    It seems too complicated and very broad for me.

    I’m looking forward for your next post, I will try to get the hang of it!

  31. Howdy, i read your blog occasionally and i own a similar one and i was just wondering if you get a lot of spam responses? If so how do you protect against it, any plugin or anything you can suggest? I get so much lately it’s driving me mad so any assistance is very much appreciated.

  32. This web site is really a walk-through for all of the info you wanted about this and didn’t know who to ask. Glimpse here, and you’ll definitely discover it.

  33. Good day! I know this is kinda off topic however I’d figured I’d ask. Would you be interested in exchanging links or maybe guest writing a blog post or vice-versa? My blog discusses a lot of the same topics as yours and I believe we could greatly benefit from each other. If you are interested feel free to shoot me an email. I look forward to hearing from you! Wonderful blog by the way!

  34. This is the right blog for anyone who wants to find out about this topic. You realize so much its almost hard to argue with you (not that I actually would want…HaHa). You definitely put a new spin on a topic thats been written about for years. Great stuff, just great!

  35. Hey! Would you mind if I share your blog with my twitter group?

    There’s a lot of people that I think would really enjoy your content.
    Please let me know. Thank you

  36. Undeniably believe that which you stated.
    Your favorite reason appeared to be on the web the simplest thing to be aware of.
    I say to you, I certainly get annoyed while people think about worries that they just don’t know about.
    You managed to hit the nail upon the top as well as defined out the whole thing
    without having side-effects , people could take
    a signal. Will probably be back to get more. Thanks

  37. Spot on with this write-up, I actually believe that this site needs a lot
    more attention. I’ll probably be returning to read more, thanks for the information!

  38. I love what you guys are up too. Such clever work and
    exposure! Keep up the good works guys I’ve added you
    guys to my personal blogroll.

  39. You really make it seem so easy with your presentation but I find this topic to be really something that I think I would never understand. It seems too complicated and extremely broad for me. I’m looking forward for your next post, I will try to get the hang of it!

  40. hello!,I like your writing very much! proportion we be in contact more approximately your article on AOL? I require an expert on this area to solve my problem. Maybe that’s you! Having a look forward to see you.

  41. I’m no longer certain the place you are getting your info, however great topic. I needs to spend a while learning much more or working out more. Thank you for magnificent information I used to be searching for this info for my mission.

  42. Hello! I just wanted to ask if you ever have
    any issues with hackers? My last blog (wordpress) was hacked
    and I ended up losing months of hard work due to no data backup.
    Do you have any methods to prevent hackers?

  43. Howdy! I know this is kinda off topic however I’d figured I’d ask. Would you be interested in trading links or maybe guest authoring a blog post or vice-versa? My blog addresses a lot of the same topics as yours and I think we could greatly benefit from each other. If you might be interested feel free to shoot me an email. I look forward to hearing from you! Fantastic blog by the way!

  44. Hey would you mind letting me know which hosting company you’re working with? I’ve loaded your blog in 3 different browsers and I must say this blog loads a lot quicker then most. Can you recommend a good internet hosting provider at a reasonable price? Thanks, I appreciate it!

  45. Pretty section of content. I just stumbled upon your blog and in accession capital to assert that I get in fact enjoyed account your blog posts. Anyway I will be subscribing to your augment and even I achievement you access consistently fast.

  46. Someone necessarily assist to make seriously posts I’d state. That is the first time I frequented your website page and so far? I surprised with the research you made to create this particular put up incredible. Wonderful task!

  47. I simply had to say thanks once again. I’m not certain the things that I could possibly have done without these methods contributed by you about this subject. This was the frightful scenario in my position, nevertheless considering the very specialised strategy you treated that made me to leap over contentment. Now i’m thankful for the help and as well , pray you comprehend what a powerful job that you are putting in training many others using your websites. Most likely you haven’t encountered all of us.

  48. Have you ever thought about adding a little bit more than just your articles? I mean, what you say is fundamental and everything. However think of if you added some great pictures or video clips to give your posts more, “pop”! Your content is excellent but with pics and videos, this site could certainly be one of the best in its niche. Superb blog!

  49. I was just searching for this info for some time. After six hours of continuous Googleing, finally I got it in your site. I wonder what is the lack of Google strategy that don’t rank this kind of informative web sites in top of the list. Usually the top web sites are full of garbage.

  50. It is really a great and helpful piece of information. I’m glad that you shared this useful info with us. Please keep us up to date like this. Thanks for sharing.

  51. Hello! I could have sworn I’ve been to this blog before but after browsing through some of the post I realized it’s new to me. Anyways, I’m definitely happy I found it and I’ll be book-marking and checking back frequently!

  52. The next time I read a blog, I hope that it doesnt disappoint me as much as this one. I mean, I know it was my choice to read, but I actually thought youd have something interesting to say. All I hear is a bunch of whining about something that you could fix if you werent too busy looking for attention.

  53. Pretty nice post. I just stumbled upon your blog and wanted to say that I have truly enjoyed browsing your blog posts. In any case I’ll be subscribing to your feed and I hope you write again very soon!

  54. I was looking through some of your blog posts on this site and I think this internet site is very informative! Keep on putting up.

  55. Residential Rehabilitation Centers

    Substance Use Disorder Treatment http://aaa-rehab.com Alcohol Rehab Centers http://aaa-rehab.com Opioid Rehab Centers
    http://aaa-rehab.com

Leave a Comment

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.