Time management en efficiëntie

Ik ben wel een sucker voor efficiëntie-tricks, en probeer doorgaans wel wat zaken uit om mijn persoonlijke workflows te optimaliseren. Hierbij alvast een aantal tips.

  • Maak dagelijks een (realistische) takenlijst en doorstreep of check-af wat gedaan werd. Het visuele aspect is daarbij belangrijk. Een notitieboek (Moleskine) of tool als Trello is prima. Ik maak de lijst doorgaans de avond voordien, zodat ik daar ’s morgens geen tijd hoef aan te verspillen.
  • Wees (opnieuw) realistisch: plan je dag niet volledig vol, omdat er altijd onverwachte storingen voorkomen. Anticipeer!
  • Probeer niet te multi-tasken. Ik ken veel mensen die claimen het te kunnen, maar niemand die het écht kan.

  • Complexe taken waar je je hoofd moet bijhouden, plan je best in de voormiddag. Procesmatig/routine-matig werk hoort meer thuis in de namiddag.
  • Dringende zaken? Verwerk ze onmiddellijk.
  • Het menselijk brein is niet gemaakt om taken te onthouden, wel om na te denken. Moet je iets onthouden? Schrijf het dan op.
  • Moet je vaak administratief werk doen? Plan hiervoor blokken tijd in, en zorg voor een gestructureerde aanpak. Ik probeer documenten te verdelen over 3 stapels: incoming, to do en done. Ik gebruik geen “in progress” bak omdat een document slechts één keer behandeld wordt.
  • Digitaliseer documenten en gooi ze vervolgens weg.

  • Lees de headlines van nieuwsbrieven. Ben je niet overtuigd om de nieuwsbrief nu te lezen op basis van de headline? Gooi hem dan onmiddellijk weg. Dit bespaart je tijd de volgende keer als je door je mails loopt. Als de mail nu niet interessant is, zal hij dat morgen ook niet zijn.
  • Digitaliseer business cards, en archiveer ze dan of gooi ze weg. Ze zijn nutteloos geworden.
  • Bewaar je contacten op een centrale plaats, waar ze gesynchroniseerd worden met je digitale tools (laptop, smartphone, …).
  • Zorg voor beperkte opbergruimte: hoe meer ruimte je hebt, hoe meer rommel je maakt. Anticipeer hierop door enkel de belangrijkste zaken bij te houden.
  • Sluit je mailbox, en open hem enkel op vaste momenten tijdens de dag.
  • Probeer uitgaande telefoons te bundelen op een vast moment van de dag.
  • Stel een filter in op CC en BCC berichten, verplaats ze naar een speciale folder die je nooit leest.
  • Zorg voor een (beperkte) mappenstructuur in je mailclient, waarin je je verwerkte mails archiveert. Gebruik je inbox niet als archief, maar als werkplek.
  • Durf “nee” te zeggen. Vind je dit zelf te hard? Maak er dan “nu niet” van, dit is vriendelijker, en komt op het zelfde neer.
  • Probeer het “nee zeggen” wel te oefenen. Hoe vaker je dit doet, hoe zelfzekerder je hierin zal worden.

Geef een reactie