Project management : tips & tricks – een nieuw project opstarten

De voorbije jaren ben ik vaak actief geweest als project manager, en heb ik zeer veel informatie en kennis vergaard. Daarbij volg ik de markt, tracht ik vakliteratuur te verslinden en doorgronden, school ik mezelf bij waar nodig en probeer ik zoveel mogelijk uit. Voor mij een leerrijke en waardevolle aanpak.
In een aantal lijstjes probeer ik de komende weken tips en tricks op te sommen voor de (beginnende) project manager, die volgens mij belangrijk zijn aan de functie.
Voor de eerste lijst start ik met “Een (nieuw) project opstarten“.

Een (nieuw) project opstarten.

  1. Probeer de verschillende rollen uit te klaren: wie is de klant en/of sponsor van het project? Wie neemt de beslissingen (hoeft niet noodzakelijk één en dezelfde persoon te zijn), wie zijn de verschillende stakeholders? Documenteer deze informatie, inclusief je eigen rol: tot hoever gaat je mandaat / autonomie als project manager binnen deze organisatie? Voor grotere projecten kan je hiervoor het RACI model gebruiken.
  2. Als het even kan, doe een stakeholder analyse. Het zal je later enkel helpen.
  3. Zorg voor een goede, constructieve en professionele relatie met de klant. Het is cruciaal dat je als project manager rechtstreeks in contact staat met de klant.
  4. Kom bij de eerste gesprekken te weten wat er écht gewenst is als resultaat van het project. Niet wat er door het team gezegd wordt. Niet wat er door de sales of account manager gezegd wordt. Wat de klant wil, is “wet”. Hoe minder ruis op deze communicatie, hoe duidelijker de boodschap.
  5. Klant is koning klopt. Zijn wil is wet. Maar de klant weet niet alles. Als project manager sla je de brug tussen de klant (vragende partij) en het project team (uitvoerende partij). Vaak heeft het project team meer expertise dan de klant, en is het aan jou om deze informatie over te brengen op een professionele manier.
  6. De gewenste situatie (zie punt 4) hoeft niet noodzakelijk een duidelijk omschreven product of service te zijn. Het is gebruikelijk dat dit nog vrij vaag is bij de start, en pas doorheen het project duidelijker zal worden. Vergelijk met de Cone of Uncertainty.
  7. Denk na over de realiteit van het project: is het gevraagde überhaupt mogelijk binnen het voorziene budget en gewenste timing? Weet dat projecten vaak gedoemd zijn te mislukken, in de eerste 5 minuten van het project, door onrealistische, vaststaande dimensies. Tijd voor een eerste reality check dus.
  8. Zorg zo snel als mogelijk voor een validatie door IT / technologie, zeker voor projecten met een (zware) ontwikkel en/of integratie track. Niets zo frustrerend als een knaller van een project dat tot stilstand komt omdat een wild idee niet mogelijk blijkt te zijn binnen de technische omgeving. Anticipeer hierop door iemand van het technische team te betrekken bij de eerste gesprekken. Betrokkenheid zorgt voor engagement.
  9. Documenteer de doelstellingen van het project. Vaak wijzigen de doelstellingen nog doorheen het project. Heb je ze nergens gedocumenteerd? Dan kan je moeilijk over een wijziging spreken …
  10. Gaat het om een groot project? Zorg voor een duidelijke breakdown in kleinere projecten / subprojecten, zodat je alles ook mooi kan opvolgen. Delegeer indien nodig.
  11. Zorg zo snel mogelijk voor een project plan. Al was het een rudimentaire versie, je hebt ze wel degelijk nodig. Een plan is geen planning! Wat moet zeker voorzien worden? Doel en doelstellingen, objectieven, milestones, beperkingen, project team, gewenste timing, …
  12. Zorg voor een realistische planning, en stem ze af met de verschillende stakeholders: zowel de vragende partij (de “interne klant”) als de uitvoerende partij. Start met een ruwe schets van een planning samen met het project team. Leg bij de uitwerking nadruk op het realistische. Elke klant zal proberen om het project zo snel als mogelijk op te leveren. En als het kan ook zo goedkoop mogelijk. Wees niet naïef. Snel én goedkoop bestaat niet. Onthoudt dat kwaliteit wel degelijke cruciaal is.
  13. Is het een complex project? Zorg voor een risico analyse. Inventariseer de risico’s van een project: welke potentiële valkuilen zijn er, en hoe kan je hier op inspelen als ze zouden voorvallen?
  14. Om het project budget scherp te stellen, heb je inschattingen nodig. Dit is doorgaans een vrij complexe opdracht. Enerzijds wil je klant vroeg in het project een duidelijke kostprijs weten, anderzijds heb je onvoldoende informatie bij de start om de juiste inschattingen te maken (zie de Cone of Uncertainty). Via een PERT analyse kan je hier een waardevol antwoord op geven. Wees eerlijk en moedig.
  15. Het is wat het is.
  16. Wat krijgt de hoogste prioriteit binnen het project? Kostprijs? Een vaste deadline? Bepaalde scope & features? Zorg voor een duidelijk antwoord, en documenteer dit. Weet dat élke klant een full scope project wil, dat onder budget en voor de deadline wil. En als het even kan moet de kwaliteit ook perfect zijn. Wees niet naïef! Verkoop je klant geen utopie. Uiteindelijk wint niemand dit spel.
  17. Maak onderscheid tussen klanten en gebruikers. Vaak spreekt de klant (de persoon die de rekening betaald) voor de eindgebruiker. Maar in sommige situaties wéét de klant niet écht wat de gebruiker wil.
  18. Zorg voor een buy-in van het management. Een project houdt doorgaans verandering in als eindresultaat. Wil je kans op slagen, dan moet het management hier ook achter staan.
  19. Afhankelijk van project en organisatie is er nood aan stuurgroepen of steerco’s. Gebruik dit orgaan om organisatorische beslissingen te maken en voldoende draagvlak te creeëren voor het project.
  20. Een steerco moet zorgen voor beslissingen. Zorg voor duidelijke argumenten, feitelijke informatie en een transparante vraagstelling. Misbruik het orgaan niet om te veel in detail te gaan of te brainstormen.
  21. Doelstellingen moeten “SMART” zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden.
  22. Werk je agile? Zorg dan dat je Product Backlog Items “INVEST” zijn (en SMART).
  23. Manage by exception!
  24. Bezint eer ge begint: zorg voor voldoende tijd bij de start van het project. Een probleem bij de start van een project aanpakken zal minder tijd kosten dan hetzelfde probleem verhelpen tijdens het project.
  25. Veranderingen in een organisatie zijn ingrijpend: onderschat dit niet in je project en anticipeer waar mogelijk.
  26. Pas op met scope creep: het is normaal dat er tijdens een project meer ideeën ontstaan, maar tracht dit onder controle te houden. Doe je dit niet, dan zal je project nooit opgeleverd raken. MoSCoW kan daarbij een goeie aanpak / hulp zijn. Bij een agile aanpak is die verandering essentieel ingebakken in de methodiek.
  27. Duidelijke milestones zorgen voor extra interesse van de betrokkenen. Zorg voor een logische opdeling met transparante mijlpalen en beslissingsmomenten.
  28. Tools en templates kunnen je leven gemakkelijker maken, maar weet dat ze ondersteunend werken, niet vervangend.
  29. Chaotische meeting? Iedereen praat maar door elkaar? Neem een marker en schrijf alle ideeën, issues, requirements, … op op een whiteboard. Zodra men ziet wat je doet, zal de groep zich tot jou richten en samen structuur brengen in de chaos.

Veel van deze tips zijn niet cruciaal om te doen, en zijn in grote mate afhankelijk van de organisatie waar binnen je werkt, project maturiteit en cultuur, het team en de (gekozen) project methodiek. Een aantal tips zijn altijd interessant te doen. Je kan er van uit gaan dat de tijd die je hierin investeert bij de start van het project, dubbel en dik terugverdient zal worden en cours de route. De keuze van de te volgen project methodiek zal in grote mate bepalen welke topics je volgt, dan wel naast je neerlegt. Maak die keuze zeer bewust!

Geef een reactie