Atlassian en Trello, sitting in a tree …

Gisteren heeft Atlassian Trello overgekocht. Details kan je lezen op hun blog, maar wees gerust: Atlassian heeft ondertussen beloofd dat Trello ook nu gratis bruikbaar blijft.

Waarom is dit goed nieuws? Zowel Atlassian als Trello hebben een mooie geschiedenis, op zowel product en organisatie niveau. Als beide nu actief gaan samenwerken, is de kans groot dat daar toch straffe dingen gaan ontstaan. Een pijnpunt van Jira Agile is volgens mij de user experience van hun borden, terwijl Trello dit perfect opgelost heeft. Een pijnpunt van Trello is de integratie met anderen, wat Atlassian dan weer goed wist op te vangen. The best of both worlds … 

Wegens even “zonder job” maak ik momenteel geen gebruik meer van Atlassian tools, maar Trello gebruik ik dagelijks meermaals. Zo gebruik ik Trello momenteel als grote “takenlijst”.

De input van “todo’s” gebeurt 24 op 24 :

  • via een widget op mijn smartphone: ‘add card’ en ingeven van een titel als reminder, duurt letterlijk 2 seconden en werkt prima
  • via de Trello app, mogelijkheid om méér informatie in te geven en onmiddellijk op de juiste manier te categoriseren
  • via mail (als ik een mail wil flaggen als todo/actie, forward ik hem naar de alias van mijn Trello inbox, na 2min verschijnt hij op mijn Trello bord)
  • via Trello zelf (als ik bezig ben in Trello, is het sneller daar nieuwe cards aan te maken)

Structuur en verwerking doe ik minstens 2 per dag, op vrije momenten:

  • zowel op smartphone (Trello app) als tablet / laptop (Trello.com)
  • structuur van het bord is vrij eenvoudig:
    • een incoming kolom waar alles standaard toekomt (via app, widget, email)
    • een personal kolom waar alle taken in komen gerelateerd aan mezelf en familie
    • een professional kolom waar alles in komt dat met werk en professioneel leven te maken heeft
    • sinds kort een “blog” kolom waar acties inkomen voor lepouttre.be
    • een done kolom (waar alle afgewerkte zaken inkomen)
  • ik probeer 2 keer per dag de “incoming” kolom te verwerken, met de bedoeling om die kolom steeds “leeg” te houden (principe van inbox zero).
  • vanuit de incoming kolom versleep ik naar personal, professional of blog
  • bij het verrijken voorzie ik ook een categorie (Actie, Planning, Opleiding, Research, Financials, Family, Read). Deze lijst wijzigt nog regelmatig.
  • volgorde van de kaarten = volgorde van belang / prioriteit

De verwerking van de individuele taken:

  • ik verwerk de taken in volgorde van prioriteit (in een vorige actie werd de prioriteit bepaald, daar hoef ik nu dus niet meer over te denken)
  • afhankelijk van de situatie, doe ik een taak uit één van de 3 kolommen
  • zodra ik een taak start, rond ik ze ook af (het heeft geen zin om 3 keer te bekijken en telkens deels af te ronden).
  • grotere taken die niet in één keer verwerkt kunnen worden, worden opgesplitst in kleinere taken
  • één keer per week loop ik door de “done” kolom om een idee te krijgen wat er deze week allemaal gedaan is, en archiveer ik de verschillende taken

Een aantal voorbeelden van acties die ik op deze manier beheer:

  • een idee waar ik aan denk terwijl ik in bed lig (snel een reminder naar mezelf);
  • een product dat ik in de winkel zie, waar ik eerst wat research wil rond doen (foto van product inclusief prijs, toevoegen als “research” taak);
  • nieuwsbericht waar ik iets rond wil schrijven (zoals deze post, forward van de mail naar mijn Trello inbox);
  • goed nummer dat ik hoor op de radio, wat ik later aan mijn Spotify list wil toevoegen (Trello card);
  • artikel dat interessant lijkt, maar “nu ff geen tijd” (bookmarken via getpocket of sharen via e-mail)

 

Geef een reactie